nextcloud-workflow-deck-automation/README.md

# Deck Workflow-Automatisierung

Nextcloud-App, die überfällige Karten der [Deck](https://apps.nextcloud.com/apps/deck)-App automatisch von einem Stapel in einen anderen verschiebt und auf Wunsch per E-Mail darüber informiert.

Jeder Nutzer richtet seine Regeln („Workflows“) selbst in den **persönlichen Einstellungen** ein, ohne Admin-Rechte.

> Entwickler-Informationen (Aufbau, Tests, Build, Release) stehen in [DEVELOPMENT.md](DEVELOPMENT.md).

## Was die App macht

Ein Workflow besteht aus einem Board, einem **Quell-Stapel** und einem **Ziel-Stapel**. Bei jedem Durchlauf verschiebt die App **alle überfälligen Karten** des Quell-Stapels oben in den Ziel-Stapel.

Überfällig ist eine Karte, deren Fälligkeitsdatum samt Uhrzeit überschritten ist. Karten ohne Fälligkeitsdatum sowie erledigte, archivierte oder gelöschte Karten bleiben liegen.

Beispiel: Ein Workflow „Waiting → ToDo“ holt jede Karte aus „Waiting / Blocked“ nach „Work in Progress / ToDo“, sobald ihr Fälligkeitsdatum erreicht ist.

## Einrichtung (für Administratoren)

1. App nach `apps/workflow_deck_automation` auf den Server kopieren, zum Beispiel aus dem Release-Archiv `workflow_deck_automation.tar.gz`, und unter *Apps* aktivieren.
2. Die [Deck-App](https://apps.nextcloud.com/apps/deck) muss installiert und für die Nutzer aktiviert sein.
3. Die [Hintergrundjobs](https://docs.nextcloud.com/server/latest/admin_manual/configuration_server/background_jobs_configuration.html) müssen auf *Cron* stehen.
4. Für E-Mails muss in der Nextcloud-Administration ein Mailserver eingerichtet sein.

Die Workflows laufen bei **jedem** Cron-Durchlauf von Nextcloud, üblicherweise alle 5 Minuten. Ein eigenes Intervall gibt es nicht.

## Workflows anlegen

Die Einstellungen liegen unter **Persönliche Einstellungen → Deck Workflow-Automatisierung**. Dort legst du Workflows an und kannst sie bearbeiten, deaktivieren oder löschen.

- **Board:** Zur Auswahl stehen nur Boards, deren **Eigentümer** du bist. Geteilte, archivierte und gelöschte Boards erscheinen nicht.
- **Quell- und Ziel-Stapel:** Das müssen zwei verschiedene Stapel desselben Boards sein.
- **E-Mail bei verschobenen Karten:** siehe unten.
- **Workflow aktiv:** Deaktivierte Workflows bleiben gespeichert, verschieben aber nichts.

Ein Workflow gehört immer dem Eigentümer des Boards. Überträgst du ein Board in Deck an jemand anderen, wandern seine Workflows mit: Der neue Eigentümer sieht und verwaltet sie ab sofort, und die Karten werden in seinem Namen verschoben.

## E-Mail-Benachrichtigung

Pro Workflow gibt es drei Stufen:

| Einstellung | Wer bekommt eine E-Mail? |
| --- | --- |
| **Keine E-Mail** | niemand |
| **Nur an mich** | der Eigentümer des Boards, unabhängig von seinen Deck-Einstellungen |
| **An Board-Mitglieder laut ihrer Deck-Einstellung** | alle, die das Board sehen dürfen, je nach ihrer eigenen Deck-Einstellung (siehe unten) |

Bei der dritten Stufe entscheidet jedes Board-Mitglied selbst. Dazu gehören der Eigentümer, Personen mit Freigabe sowie Mitglieder freigegebener Gruppen und Teams. Die Einstellung liegt in Deck im Menü **…** neben dem Board unter **Fälligkeitserinnerungen**:

- **Alle Karten:** eine E-Mail für jede verschobene Karte
- **Zugewiesene Karten** (Deck-Standard): nur für Karten, denen man zugewiesen ist, direkt oder über eine Gruppe oder ein Team
- **Keine Benachrichtigungen:** keine E-Mail

Bei einem Board, das mit niemandem geteilt ist, bekommt der Eigentümer jede Karte gemeldet, außer er hat die Erinnerungen ausgeschaltet. So verhält sich auch Deck selbst.

**Inhalt der E-Mail:** Jeder Empfänger bekommt pro Durchlauf höchstens **eine** E-Mail, auch wenn mehrere Karten verschoben wurden. Pro Karte steht darin ein Satz wie:

> „Essensvorräte prüfen“ (Board „Persönlich“) ist überfällig und wurde von „Waiting / Blocked“ nach „Work in Progress / ToDo“ verschoben.

Der Kartentitel ist ein Link direkt zur Karte in Deck. Die Kartenbeschreibung wird nicht mitgeschickt.

**Keine E-Mail erhalten?**
- Ist in deinem Nextcloud-Profil eine E-Mail-Adresse hinterlegt? Ohne Adresse wird die E-Mail übersprungen.
- Welche Stufe ist im Workflow eingestellt?
- Bei „An Board-Mitglieder“: Was steht in Deck unter *Fälligkeitserinnerungen* für dieses Board?

Deck schickt zusätzlich seine eigene Erinnerung, wenn eine Karte fällig wird. Diese Glocken-Benachrichtigung kommt von Deck, nicht von dieser App.

## Wenn Board oder Stapel gelöscht werden

- **In der Übersicht** wird der Workflow rot markiert, zum Beispiel „Board nicht mehr vorhanden“ oder „Quell-Stapel nicht mehr vorhanden“.
- **Beim nächsten Durchlauf** wird der Workflow automatisch deaktiviert. Der Eigentümer bekommt einmalig eine E-Mail, auch wenn für den Workflow „Keine E-Mail“ eingestellt ist. Danach kommt keine weitere Erinnerung.
- **Archivierte Boards** deaktivieren den Workflow nicht. Sie lassen sich nur nicht mehr neu auswählen.
- **Ist Deck vorübergehend nicht erreichbar**, passiert nichts: Der Workflow wird übersprungen und beim nächsten Durchlauf erneut versucht.

Um einen deaktivierten Workflow wieder zu nutzen, stellst du ein vorhandenes Board und vorhandene Stapel ein und aktivierst ihn wieder.

## Sprache

Die App ist für den internen Einsatz gedacht und durchgehend **deutsch**: Oberfläche, Fehlermeldungen und E-Mails.

## Lizenz

AGPL-3.0-or-later